E-Invoicing: Pflicht statt Kür
Marco Eeman, Managing Director von Billtrust Europa: So gelingt Interoperabilität & Compliance im E-Invoicing
Mehrere Länder haben damit begonnen, rechtliche und verfahrenstechnische Protokolle für die elektronische Rechnungsstellung zu erlassen, und im Laufe der Zeit haben sich die entsprechenden Vorschriften immer weiter entwickelt. Um für die Zukunft optimal aufgestellt zu sein, müssen Unternehmen ihre Rechnungsstellungsprozesse modernisieren und sich über die neuesten Anforderungen weltweit informieren.
17.10.2023
Prozesse für E-Invoicing müssen robust und langfristig revisionssicher sein
Den Cashflow optimieren - dieses Ziel hat fast jedes Unternehmen. Eine Möglichkeit, das zu erreichen, sind internationale Geschäfte und eine breitere Marktpräsenz. Dank der Digitalisierung und Globalisierung ist das im Grunde kein Problem. Doch wenn es um Finanzen und Compliance geht, sollten Finanzbuchhaltungsteams ihre Hausaufgaben machen, um möglichst gut vorbereitet zu sein. - Quelle: Shutterstock.com
In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt treibt die Europäische Union die Umstellung auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung als Standardmethode für B2B-Zahlungen in der gesamten EU bis 2028 voran. Viele europäische Länder sind bereits dabei, ihre eigenen E-Invoicing-Vorschriften umzusetzen. Dieser Übergang bringt erhebliche Vorteile und Herausforderungen mit sich, insbesondere für internationale Unternehmen. Während die meisten E-Invoicing-Mandate Vorschriften für direkte Zahlungen an Regierungen enthalten, auch bekannt als Business-to-Government-Rechnungen (B2G), umfassen andere auch B2B- und werden schließlich auch B2C-Transaktionen einschließen. Für Unternehmen, die auf E-Invoicing umstellen, war es noch nie so wichtig wie heute, sicherzustellen, dass die Prozesse robust und langfristig revisionssicher sind.
Der Cashflow ist das A und O
Der Cashflow spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, die Lohn- und Gehaltszahlungen zu gewährleisten, die Betriebskosten zu decken, in Wachstum zu investieren und unerwartete finanzielle Hürden effektiv zu meistern. Herkömmliche papierbasierte Abrechnungs- und Fakturierungssysteme sind umständlich, anfällig für menschliche Fehler und extrem ressourcenintensiv, was zu Zahlungsverzögerungen und erhöhten Kosten führt. Durch die vollständige Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung betriebliche Effizienz, Kosteneinsparungen und einen verbesserten Cashflow.
Weg mit den Vorbehalten, her mit dem Mehrwert
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung stellt insbesondere international agierende Unternehmen vor Herausforderungen. In Europa, wo die Mehrwertsteuer vorherrscht, war die elektronische Rechnungsstellung schon immer komplexer und schwieriger, da die Rechnung ein rechtliches Dokument für Steuerprüfungen und damit eines der am stärksten regulierten Dokumente in der Lieferkette ist. Unterschiedliche Vorschriften in den verschiedenen Ländern und Rechtsordnungen machen die Angelegenheit nur noch komplizierter.
So hat Frankreich 2017 die elektronische Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen verbindlich eingeführt und Italien war das erste europäische Land, das die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen 2019 vorschrieb. Beide Länder planen, die B2B-Rechnungsstellung bis Januar 2026 einzuführen. Und sie sind nicht die einzigen. In Polen und Rumänien wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich voraussichtlich ab dem 1. Juli 2024 Pflicht und Deutschland plant den Start für Januar 2026.
Die elektronische Rechnungsstellung ist jedoch nicht nur komplex und eine reine Compliance-Angelegenheit, sondern hilft den Unternehmen auch, durch Innovation einen Mehrwert zu schaffen. So können sie die Komplexität bei der Bearbeitung aller Arten von Rechnungen von einer Vielzahl von Lieferanten mit unterschiedlichen technischen Fähigkeiten überwinden und flexibler werden, um den sich schnell ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Dieser Erfolg kann zu einem schnellen ROI führen. Menschliche Fehler gehören der Vergangenheit an und die Automatisierung trägt auch dazu bei, den Papierverbrauch zu reduzieren, die Lieferketten zu optimieren und Komplikationen wie Währungsumrechnungen und unterschiedliche Steuersysteme nahtlos zu bewältigen.
Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht eine vollständige KI-Integration und kann so betrügerische Rechnungen erkennen, Cashflow-Trends vorhersagen und den Rechnungsstellungsprozess an individuelle Kundenwünsche anpassen. Außerdem kann sie die Analyse von Rechnungsdaten verbessern, so dass das System lernen, künftige Muster vorhersagen und betrügerische Aktivitäten sowie Diskrepanzen erkennen kann, wodurch der gesamte Prozess mit der Zeit immer intelligenter wird.
Ohne Interoperabilität geht es nicht
Interoperabilität bei der elektronischen Rechnungsstellung ist für einen reibungslosen Datenaustausch unerlässlich. Es gibt mehrere Modelle, die jeweils ihre Vor- und Nachteile haben. Das Zwei-Ecken-Modell bietet direkte Eins-zu-Eins-Verbindungen, ist aber nicht skalierbar. Das Drei-Ecken-Modell ermöglicht indirekte Verbindungen über einen Plattformaustauschknoten und bietet Skalierbarkeit bei minimalem Implementierungsaufwand. Im Gegensatz dazu ermöglicht das Vier-Ecken-Modell indirekte Verbindungen zwischen Anbietern und Abnehmern und bietet Skalierbarkeit und Flexibilität. Das im Entstehen begriffene Fünf-Ecken-Modell führt eine zentrale Steuerplattform als fünfte Ecke ein, die den Datenaustausch mit den Steuerbehörden vereinfacht.
Schluss mit dem Zynismus
Trotz der offensichtlichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung wird sie von einigen immer noch als Bedrohung angesehen. Diese Wahrnehmung rührt von der Sorge um veraltete Systeme, ineffiziente Prozesse und unzuverlässige Daten, die einer externen Prüfung ausgesetzt sind. Die Modernisierung von Altsystemen ist natürlich mit Risiken verbunden und daher sind einige Unternehmen zurückhaltend, wenn es darum geht, den digitalen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung zu vollziehen.
Bei der Einführung dieser digitalen Revolution geht es allerdings um mehr als nur die Einhaltung von Vorschriften: Die elektronische Rechnungsstellung bietet eine klare Chance für eine rasche Kapitalrendite und hilft den Unternehmen, ihre betriebliche Effizienz zu steigern. Firmen, die sich auf den Wandel einlassen – mit einem starken, vertrauenswürdigen Partner an Bord –, können einen Mehrwert erzielen und ihre Zukunft erfolgreich gestalten.
Über den Autor:
Als Geschäftsführer der europäischen Niederlassung von Billtrust konzentriert sich Marco auf Umsatzwachstum und Kundenzufriedenheit. Eeman war zuletzt Chief Technology Officer von Order2Cash in den Niederlanden, einem führenden Order-to-Cash-Plattformanbieter, der im Februar 2022 von Billtrust übernommen wurde. Mit Niederlassungen in Gent, Belgien, Amsterdam und Joure, Niederlande, und Krakau, Polen, leitet Eeman ein in Europa ansässiges Billtrust-Team von mehr als 100 Mitarbeitern.
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LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/marcoeeman/